大切な書類の保管をする場合には、一つの保管場所を決めておきますと、必要な時に探しものばかりをすることなくサッと取り出せます。今回紹介する年金証書は、年金に関する大切な証明書ですので、できればなくなさず保管するのが理想です。取扱いのポイントや再発行の手順を知っておきますと、いざという時に慌てずに済みます。是非参考にしてみてはいかがでしょうか。

年金証書の特徴

重要書類を取扱う際には、他の郵便物は別にして保管しておくことをおすすめします。年金に関する細かな個人情報が記載された年金証書は、保険の保険証書のような存在です。普段の生活ではあまり必要でないことが多いですが、急に必要になった時でもその書類のことがすぐに理解できるようにしておくと安心です。ここでは、年金証書の特徴について紹介します。

年金を受ける権利の証明として交付される

年金を受け取る際には、その人が本人であることの証明として年金証書が発行されます。この年金証書は、年金を受ける権利を主張できるもので、大切に保管しておかなければいけません。しかし年金に関する通知書や書類が多いため、他の郵便物と混同してしまいます。大切に保管できるように、自分なりに工夫をしてみましょう。

自分の基礎年金番号の記載がある

この年金証書には自分自身の基礎年金番号が記載されています。この基礎年金番号は、同じ数字の人がいない自分一人だけのナンバーですので、その番号が分かっていないと年金を受け取ることができません。つまり年金証書をしっかり保管しておくことは、年金を確実に受け取るために必要不可欠であるということです。

証書を受け取る為の手続きが必要

年金証書を受け取るためには手続きが必要です。時期が来ると勝手に郵送されてくるイメージがある年金証書ですが、自分自身で手続きをしなければいけません。急ぎで欲しい場合でも、順番に発行作業が進められますので、請求から実際に手に入れられるまでには1か月以上かかります。早めに申請することをおすすめします。

大切な年金証書を保管しておく良い方法

いざという時に素早く取り出せることが重要な年金証書は、年金関連の書類とまとめて保管しておくと良いでしょう。年金は個人で受け取る重要なものですので、年金証書だけでなく年金手帳など、代用するものがない唯一無二の存在の物が沢山あります。年金専用のファイルボックスなどを用意して、年金に関する手続きをする場合には、その箱ごと用意するなど良い環境を整えてみましょう。

年金証書を受け取るまでの流れ

年金証書を実際に請求してから受け取るまでには、短期間で終了する事務手続きではありません。郵送でのやり取りになるという点も時間が掛かる一因ですが、多くの作業を抱える日本年金機構が行いますので、年金証書が欲しい場合には時間にゆとりを持って請求手続きをしましょう。ここでは年金証書を受け取るまでの流れを紹介します。

年金請求書が年金機構から送付される

年金証書を受け取るためには、年金請求書を受け取らなければいけません。そのためには、日本年金機構から送付される年金請求書に記載されている内容をよく確認して、記入するべき項目に自分自身で記入作業を行います。記載内容を確認しながら日本年金機構にて年金証書の発行手続きを行いますので、丁寧に読みやすい文字で書きましょう。

年金請求書と必要書類を提出する

手元に年金請求書が届いた段階で素早く年金請求書の記載を済ませてしまいますと、その後の申請手続きがスムーズになります。また年金請求書に加えて必要書類を提出する可能性もありますので、自分が該当する項目を探して、添付する必要書類がある場合には用意してから提出します。その際には、返信用の封筒も一緒に添えられてありますので、全ての書類を合わせて郵便ポストに投函しましょう。

請求後1～2か月後に年金証書が送付される

年金請求書をポストに投函したからといって、すぐに年金署書が手元に届くわけではありません。数多くの方の年金証書の発行手続きをする関係上、請求依頼があった順番に対応していますので、請求後1か月から2か月ほどしてから手元に届きます。焦って請求を催促する問い合わせを日本年金機構にするようなことをせず、気長に待つことをおすすめします。

紛失した場合の再発行の手続きについて

大切な年金証書ですが、万が一無くしてしまった場合にはどのようになるのでしょう。誤って処分してしまうケースや引越しなどで荷物に紛れてしまったなど、紛失理由もそれぞれですが、実際には再発行に対応していますので安心です。だからといって無くして良いということではなく、年金証書は大切に保管しておくことが基本です。ここでは、もしもの時に役立つ再発行の仕方について紹介します。

近くの年金事務所で再交付を申請できる

年金証書の再発行は、近くの年金事務所で申請することができます。直接訪問して手続きをすることもできますが、電話で問い合わせをして書類を取り寄せることも可能です。直接足を運ぶ場合には、利用できる時間帯を先に問い合わせておきますと、二度手間になることはありません。

年金相談センターで再交付を申請できる

また近くの年金事務所だけでなはなく、年金相談センターで再交付の申請を受け付けています。近くの年金事務所と同じく、直接訪問して手続きをすることもできますが、電話で問い合わせをして書類を取り寄せることも可能です。

再交付申請後は約1週間程度で郵送される

近くの年金事務所でも年金相談センターでも手続きの仕方は同じで、どちらに申請をしても、再交付から1週間程度で年金証書が郵送されることには変わりありません。また再発行ですので初めて請求する時のように、1か月から2か月かかることなく手元に年金証書を用意できるのが特徴です。

年金証書の取り扱いの際の注意点

年金証書が大切な書類であることが理解できましたが、その大切な年金証書を取扱う場合には、どのようなことに注意すると良いのでしょうか。数多くの書類が郵送されてくることもある年金関連の通知書は、大切なものとそうでないものの判断ができないまま、膨大な資料を保管している方も多いのではないでしょうか。ここでは、年金証書の取り扱いに大切な注意点を紹介します。

記載のある基礎年金番号は人に安易に教えない

年金証書には、大切な基礎年金番号が記載されています。あまり重要視されていない基礎年金番号ですが、安易に他人に教えてトラブルになることを避けましょう。金融機関の口座を設けている方の場合、暗証番号を人に教えないことと同じで、基礎年金番号も自分自身の年金を管理する鍵やパスワードの代わりであると認識することが大切です。

亡くなった際にも必要になるので大切に保管

年金証書は亡くなった際に必要になります。そのため大切に保管することも大切ですが、しまい込み過ぎてしまって、遺された家族が探し出せないと困ってしまいますので、管理する際には分かりやすい場所に保管するようにしましょう。また事前に家族に教えておきますと、いざという時にも年金叢書をスムーズに取り出せます。

年金証書について知って正しい取り扱いをしよう

年金証書がとても大切な書類であることが理解できますと、取扱い方法や請求方法を知っておくことが求められる理由が分かります。年金証書のように大切な書類を管理する時には、どのように保管しておくと良いのでしょうか。物の管理が苦手な方でも、重要な書類をきちんと管理できますと、再発行などで手間をかけることがなくなります。是非参考にしてみてはいかがでしょうか。

まず郵便物を全て開封してみる

中には開封しないまま保管された郵便物を沢山持っている方も多いのではないでしょう。郵便物の中には、年金証書のような大切なものから宣伝広告のようなものまであります。いちいち開封するのは面倒ですが、溜め込んでしまいますとますます面倒になります。そのため、届いた段階でその日に開封して必要なものと不要なものを分類する必要があります。手間がかかる作業ですが、これを習慣化しまいますと書類の管理が楽になります。

多くは不要なものが多いダイレクトメール

必要なものとそうでない書類を分けて驚く方も多いでしょう。そのほとんどが不要な宣伝広告などが多く、大切に保管するような書類はほんの一部です。しかしここの分類を誤ってしまいますと、年金証書の再発行手続きのようになってしまいます。慣れるまでは時間が掛かっても良いので、ゆっくり行いましょう。

同じ分野のものをまとめて管理

保管が必要な書類を分類することができましたが、全てが年金に関するものではないはずです。その場合には、ジャンルごとに分類をしてファイリングしておきますと便利です。大切に保管するものとして多いのは、年金以外には税金や住宅ローンなどお金に関する内容の書類が多いはずです。それらをまとめて一括管理するのも良いですが、小分けにしておきますと必要な時に素早く取り出せます。

保管は過ごす時間は多い場所にしよう

せっかくファイリングをした年金証書などの重要書類は、押し入れの奥底にしまい込んでしまうのではなく、リビングの戸棚や書斎の本棚など、自分自身がいる時間が多い場所にしておくと安心です。この方法は、大切な書類の管理だけでなく様々な所有物の管理に活用できますので、この機会に年金証書以外の大切なものも、しっかり保管できる空間を維持してみてはいかがでしょうか。

まとめ

いかがでしたか。年金証書は自分自身の年金情報が記載されていることと同時に、年金を受け取る権利を示す重要な書類です。いざという時に素早く取り出せるようにしておきますと、紛失したと勘違いをして再発行してしまうこともありません。是非参考にしてみてはいかがでしょうか。